El reto de reconvertir un visitador médico en un visitador farmacéutico

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Enero 2017
El reto de reconvertir un visitador médico en un visitador farmacéutico
Por
Isabel Almajano Martín. Formadora Comercial. Dpto. Médico/Formación. Faes Farma.

En España, tras la obligación de prescripción por principio activo por el Real Decreto-ley 9/2011 el Farmacéutico adquirió un papel crucial en la dispensación por marca. Fueron muchos los delegados de visita médica que tuvieron que reconvertirse en visitadores farmacéuticos y este es el proceso que se llevó a cabo en Faes Farma.


Situación de partida (necesidad formativa)
En España, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 9/2011, de medidas para la mejora de la calidad y cohesión del sistema nacional de salud, se dibujó un nuevo escenario en la industria farmacéutica.

Con este Real Decreto se impuso la prescripción por principio activo con lo que el  Farmacéutico se convirtió en el decisor final de la marca del medicamento que se dispensaba a los pacientes. Este hecho hizo que muchos laboratorios farmacéuticos disminuyeran la actividad promocional en los centros de salud, ganando peso la promoción en farmacias.

Faes Farma tuvo que adaptarse a las nuevas reglas de juego. Ya disponía de una red comercial exclusiva en farmacia con una dimensión menor que las otras tres redes comerciales existentes de visita médica. Era una línea que se dedicaba fundamentalmente a la promoción de productos específicos para la farmacia, productos de prescripción con dilatada presencia en el mercado y también apoyaba a las redes de visita médica en algunos de los últimos lanzamientos. El nuevo escenario hacía necesario un cambio en la estructura de la red de ventas y Faes Farma optó por reconvertir una de las tres líneas de visita médica en una red exclusiva de visita farmacéutica y mantener las otras dos redes comerciales de visita médica.

Solución a la necesidad formativa
Ante esta nueva realidad, el Departamento de Formación de Faes Farma,  para alinearnos con esta necesidad corporativa nos volcamos en la reconversión de estos visitadores al nuevo escenario.

Hay que tener en cuenta que los delegados que pasaron a la nueva línea, en la gran mayoría de los casos, no había sido un paso por decisión propia, ya que la profesión que habían escogido y a la que se dedicaban desde hacía años era la visita médica. Habían sido sus propios gerentes los que habían decidido quiénes creían que eran los delegados más idóneos para la nueva línea, con lo que nos encontrábamos con profesionales que tenían que salir de su zona de confort, y aprender una nueva metodología de trabajo, con nuevos clientes, nuevos productos, etc. Así que no sólo teníamos que formarles, había también que motivarles para que se adaptaran lo antes posible a su nuevo rol y así empezar a ver resultados en ventas.

Además, en esa nueva línea se debían integrar los delegados de la línea previa de farmacia con lo que habría que conseguir un equipo compacto de  la nueva estructura.

Con estas premisas, en el Departamento de Formación nos pusimos manos a la obra para abordar este ilusionante reto que Faes Farma había decido emprender.

Metodología
Se diseñó un programa formativo por etapas,  sin que fueran actividades aisladas, con el objetivo de que los delegados aprendieran a desempeñar su nuevo rol de visitadores farmacéuticos de manera progresiva. Se realizó en formato blended, con una mayor preponderancia de la parte presencial sobre la online.

Formación presencial:
En la formación presencial se trabajaron nuevas técnicas de venta teniendo en cuenta que tenían un nuevo cliente, el farmacéutico, con lo que la negociación pasaba a ser un proceso comercial de su día a día. Las famosas negociaciones “win-win”  que tanto hemos trabajado estos años y que los delegados de esta línea tienen tan interiorizadas.

La formación presencial ha resultado muy útil porque sin duda es el modelo más eficaz y necesario para un proyecto de estas características.

Formación on-line:
Puesto que realizar formación presencial supone un impacto sobre la actividad comercial diaria de una red de farmacia se recurrió a la formación on-line, siempre que fue posible,  como complemento ideal de la formación presencial.
Este tipo de formación nos ha permitido poder estar en contacto permanente con los delegados, acompañándoles durante su reconversión reduciendo el tiempo de aprendizaje. Con la formación on-line hemos podido reforzar el aprendizaje de temas ya vistos y de introducir nuevas temáticas. Ha sido crucial para alargar la curva de aprendizaje, tan necesario en un programa de formación.

Comunidad corporativa on-line: 
Se creó una comunidad corporativa online, en la que se pudieran encontrar con el resto de compañeros de su nueva línea además de con el personal de marketing y formación, en la que plantear dudas y poder compartir ideas que estaban aplicando otros compañeros y,  aún más importante, generar idea de equipo. Se incentivó inicialmente la participación en esta comunidad para fomentar el uso de esta actividad inédita en Faes Farma.

Handicaps
La nueva red de farmacias tenía que acometer un reto importante, pasar de promocionar un número pequeño de productos, tal como venían haciendo en la visita médica, a promocionar un portfolio de productos más amplio, muchos de ellos totalmente desconocidos para ellos. Tras una primera fase de formación global de todos los productos nuevos, identificamos casi inmediatamente, que el proceso de asimilación del conocimiento no había calado lo suficiente, con lo que hubo que replantear un abordaje de menos a más, es decir, empezando por el conocimiento de los aspectos fundamentales de cada producto e ir ampliando los contenidos a medida que lo fundamental, efectivamente, se había asimilado.

Gamificación
Recurrimos posteriormente a la gamificación, para reforzar el nuevo conocimiento en base a las dinámicas de los juegos. Ayudó la competitividad innata de un equipo de ventas motivado.

Seguimiento
Para comprobar que la formación que se estaba llevando a cabo se adaptaba a su realidad en las farmacias  acompañamos a casi el 40% de los delegados de esta red comercial en las visitas de uno de sus días de trabajo. Inicialmente estas visitas fueron aleatorias o por recomendación de sus gerentes; actualmente son los propios delegados los que se presentan a nuestra petición de voluntarios a los que acompañar.

Es de agradecer a todos los delegados a los que hemos acompañado por cómo nos han abierto las puertas de su territorio permitiéndonos observar e incluso participar en su realidad. Hemos aprendido mucho de ellos a todos los niveles, porque ha sido una gran oportunidad ver cómo aplican lo aprendido en su trabajo diario.

Este acompañamiento nos ha servido para detectar necesidades específicas para esta línea.

Valoración de la formación
Se ha llevado a cabo una encuesta anual anónima para que tanto los delegados como gerentes valoraran cada una de las actividades formativas llevadas a cabo, dándoles voz a sus opiniones y pidiéndoles sugerencias de las áreas en las que les interesaba formarse.

Es gratificante ver cómo la mayoría de las actividades emprendidas han sido muy bien aceptadas por tanto los delegados como los gerentes. La formación presencial ha sido su actividad mejor valorada, habiendo tenido una peor acogida la comunidad corporativa on-line al considerar los delegados que tenían que ser políticamente correctos con sus comentarios por ser una comunidad con todos los niveles jerárquicos de la compañía.

Resultado
Mucho  y variado hemos hecho en estos años de andadura de la nueva línea de farmacia. Con algunos de los recursos de este programa formativo habremos acertado más que con otros, pero pasado este tiempo se ha conseguido una línea cohesionada, con buenos resultados en ventas y en la que muchos están ilusionados, seguramente no todos, puesto que algunos siguen añorando sus tiempos en visita médica.

Los delegados de esta línea han demostrado que saben adaptarse a las necesidades que les ha planteado Faes Farma. Sin duda su currículum se ha revalorizado y su actual experiencia profesional se ha enriquecido al conocer la industria farmacéutica desde un nuevo prisma.

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